Pracownicy z Azji dla firm – jak wybrać agencję i dobrze zorganizować zatrudnienie?

Firma poszukująca pracowników z Azji zazwyczaj chce rozwiązać konkretny problem kadrowy: uzupełnić obsadę produkcji, zwiększyć liczbę osób na zmianach, znaleźć pracowników do magazynu albo pozyskać specjalistów, których trudno znaleźć na lokalnym rynku.

Samo znalezienie osób zainteresowanych pracą w Polsce jest jednak tylko jednym z elementów całego procesu. Trzeba jeszcze właściwie dobrać pracowników do stanowisk, ustalić sposób ich zatrudnienia, przeprowadzić wymagane formalności i zaplanować rozpoczęcie pracy.

Dlatego przedsiębiorstwo szukające agencji pracy powinno najpierw określić ilu pracowników potrzebuje, do jakich zadań, na jaki okres oraz jaką część procesu chce przekazać zewnętrznemu partnerowi.

Dopiero wtedy można zdecydować, czy najlepszym rozwiązaniem będzie rekrutacja pracowników z Azji do bezpośredniego zatrudnienia, praca tymczasowa, wynajem lub leasing pracowników czy szersza obsługa zespołu.

Pracownicy z Azji dla firm to nie jedna usługa

Hasło „pracownicy z Azji” może oznaczać kilka zupełnie różnych potrzeb.

Jedna firma chce znaleźć pracowników, których następnie zatrudni bezpośrednio. W takim przypadku agencja odpowiada przede wszystkim za rekrutację i selekcję odpowiednich osób.

Inne przedsiębiorstwo nie chce samodzielnie przejmować zatrudnienia i obsługi kadrowej. Potrzebuje personelu zapewnianego przez zewnętrznego dostawcę, który rekrutuje i zatrudnia pracowników oraz zajmuje się ich rozliczaniem. W zależności od charakteru zapotrzebowania może być to praca tymczasowa albo model określany jako wynajem czy leasing pracowników.

Jeszcze inna sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorstwo chce przekazać partnerowi również bieżącą organizację i zarządzanie zespołem. Wówczas zakres współpracy może odpowiadać outsourcingowi pracowników. Jeżeli dostawca przejmuje odpowiedzialność także za realizację określonego procesu i jego rezultat, mówimy już o outsourcingu procesu.

Rekrutacja, wynajem, leasing i outsourcing nie są więc różnymi nazwami tej samej usługi. Wybór powinien wynikać z tego, czego firma rzeczywiście potrzebuje.

Najpierw stanowisko, później kierunek rekrutacji

Profesjonalna agencja nie powinna zaczynać rozmowy od pytania, z którego kraju przedsiębiorstwo chce pracowników.

Najpierw trzeba poznać samą pracę.

Znaczenie mają zakres obowiązków, system zmianowy, warunki na stanowisku, wymagane doświadczenie, kwalifikacje, poziom samodzielności oraz liczba potrzebnych osób. Dopiero na tej podstawie można zaplanować odpowiednią rekrutację.

Firma poszukująca pracowników produkcyjnych może potrzebować większej grupy osób gotowych do pracy w określonym rytmie zmianowym. W magazynie istotne będą inne zadania i wymagania, a przy operatorach maszyn, spawaczach czy pracownikach technicznych znacznie większego znaczenia nabiera weryfikacja konkretnych umiejętności.

Dlatego dobór pracowników z Azji powinien zaczynać się od profilu stanowiska, a nie od samej dostępności osób na konkretnym rynku.

Kraj pochodzenia nie jest miernikiem jakości pracy. O przydatności konkretnej osoby decydują jej doświadczenie, kompetencje i dopasowanie do warunków danego przedsiębiorstwa.

Jak powinna wyglądać rekrutacja pracowników z Azji?

Firma wybierająca partnera powinna wiedzieć, w jaki sposób prowadzi on rekrutację oraz jak sprawdza osoby przed przedstawieniem ich klientowi.

Samo zgromadzenie dużej bazy kontaktów nie świadczy jeszcze o jakości usługi.

Agencja powinna przełożyć wymagania przedsiębiorstwa na kryteria selekcji, zweryfikować wcześniejsze doświadczenie tam, gdzie ma ono znaczenie, a przy stanowiskach wymagających konkretnych umiejętności zastosować odpowiedni sposób ich sprawdzenia.

Równie istotne jest właściwe przedstawienie przyszłym pracownikom warunków zatrudnienia. Rodzaj pracy, system zmianowy, miejsce wykonywania obowiązków, wynagrodzenie czy zasady zakwaterowania nie powinny być dla nich zaskoczeniem dopiero po przyjeździe.

Dobra selekcja działa w obie strony: firma otrzymuje osoby odpowiadające jej wymaganiom, a pracownik wie, na jakich warunkach i w jakim środowisku będzie pracował.

Agencja pracy powinna jasno określić zakres odpowiedzialności

Przy rekrutacji międzynarodowej łatwo skupić się na samym znalezieniu pracowników, choć w praktyce projekt obejmuje znacznie więcej etapów.

Trzeba ustalić, kto odpowiada za kwestie związane z legalnym podjęciem pracy, przygotowanie i kontrolę dokumentacji, kontakt z pracownikami przed przyjazdem oraz organizację rozpoczęcia zatrudnienia.

Jeżeli częścią usługi są zakwaterowanie, transport lub dalsza koordynacja zespołu, również te obowiązki powinny zostać jasno opisane.

Zakres zależy od modelu współpracy. Przy rekrutacji jednorazowej część odpowiedzialności przejmuje później bezpośredni pracodawca. Przy wynajmie lub leasingu pracowników znacznie większy zakres obsługi pozostaje po stronie zewnętrznego dostawcy.

Dlatego przed porównywaniem cen należy wiedzieć nie tylko, ilu pracowników agencja może zapewnić, ale za co dokładnie odpowiada przed rozpoczęciem pracy i po jego nastąpieniu.

Wynajem i leasing pracowników z Azji – kiedy firma szuka czegoś więcej niż rekrutacji?

Jednorazowa rekrutacja dobrze odpowiada sytuacji, w której przedsiębiorstwo chce pozyskać konkretne osoby do własnego zespołu i następnie zatrudniać je bezpośrednio.

Nie każda firma właśnie tego potrzebuje.

W zakładach produkcyjnych, magazynach czy centrach logistycznych problemem może być regularne utrzymywanie odpowiedniej liczby osób na zmianach. Wtedy samo znalezienie kolejnych pracowników nie rozwiązuje całego problemu organizacyjnego.

Firma może szukać modelu, w którym zewnętrzny partner rekrutuje pracowników, zatrudnia ich, zajmuje się obsługą kadrową i zapewnia określoną obsadę.

Właśnie dlatego przedsiębiorstwa poszukują zarówno rekrutacji pracowników z Azji, jak i wynajmu czy leasingu pracowników z Azji. Potrzeba jest podobna – brak odpowiedniej liczby ludzi – ale zakres oczekiwanej usługi jest inny.

Produkcja, magazyn, logistyka czy stanowiska techniczne – usługa musi pasować do pracy

Pracowników z Azji pozyskują przedsiębiorstwa o bardzo różnych potrzebach. Mogą to być zarówno stanowiska produkcyjne i magazynowe, jak i operatorzy maszyn, spawacze, monterzy czy osoby z innych specjalizacji technicznych.

Nie oznacza to jednak, że jeden sposób rekrutacji sprawdzi się wszędzie.

Przy większych grupach wykonujących powtarzalne zadania istotne mogą być skala rekrutacji, możliwość utrzymania obsady i sprawna organizacja wdrożenia. Przy specjalistach większego znaczenia nabiera dokładne sprawdzenie doświadczenia i wymaganych kwalifikacji.

Agencja powinna więc potrafić odpowiedzieć nie tylko na pytanie „ilu pracowników możemy pozyskać?”, ale również „w jaki sposób sprawdzimy, czy są odpowiedni do tej konkretnej pracy?”

Jak długo trwa pozyskanie pracowników z Azji?

Czas jest jednym z najważniejszych elementów projektu.

Rekrutacja osób znajdujących się poza Polską wymaga zaplanowania nie tylko poszukiwania i selekcji, ale również kolejnych formalności oraz organizacji przyjazdu. Z tego powodu nie powinna być traktowana jako rozwiązanie, które w każdej sytuacji można uruchomić z dnia na dzień.

Rzeczywisty harmonogram zależy między innymi od kraju rekrutacji, liczby osób, rodzaju stanowisk i sytuacji poszczególnych pracowników.

Profesjonalny dostawca powinien przedstawić firmie realny przebieg projektu oraz wskazać, które etapy mają wpływ na przewidywany termin rozpoczęcia pracy.

Szczególnie przy większym zapotrzebowaniu warto rozpoczynać projekt z wyprzedzeniem, zanim braki kadrowe zaczną wpływać na pracę zakładu.

Jak wybrać agencję pracowników z Azji?

Dobra oferta powinna pozwalać zrozumieć cały proces, a nie jedynie końcową cenę.

Przed podjęciem decyzji warto ustalić, gdzie i w jaki sposób prowadzona jest rekrutacja, jak wygląda selekcja, kto odpowiada za formalności oraz jaki zakres obsługi otrzymuje przedsiębiorstwo po rozpoczęciu pracy przez zespół.

Istotne jest również doświadczenie agencji w realizacji projektów o podobnej skali i dla zbliżonych stanowisk.

Warto zwrócić uwagę już na pierwszą rozmowę. Jeżeli dostawca pyta o stanowiska, liczbę osób, system zmianowy, wymagania, termin rozpoczęcia pracy oraz planowany okres zatrudnienia, ma podstawy do przygotowania rozwiązania dopasowanego do przedsiębiorstwa.

Jeżeli cała analiza sprowadza się do pytania „ile osób i jaka stawka?”, trudno mówić o rzeczywistym dopasowaniu usługi.

Firma nie potrzebuje dowolnych dostępnych pracowników. Potrzebuje ludzi właściwych do konkretnej pracy oraz modelu, który pozwoli sprawnie nimi dysponować.

Ile kosztuje pozyskanie pracowników z Azji?

Nie istnieje jedna cena właściwa dla każdego projektu.

Na koszt może wpływać liczba pracowników, rodzaj stanowisk, wymagania dotyczące doświadczenia, model zatrudnienia, zakres obsługi po stronie agencji oraz dodatkowe elementy organizacyjne.

Inaczej wyceniana będzie jednorazowa rekrutacja osób, które następnie zatrudni klient, a inaczej usługa, w której partner pozostaje pracodawcą i odpowiada także za dalszą obsługę zespołu.

Dlatego porównując oferty, należy zestawiać zakres odpowiedzialności z ceną, a nie wyłącznie same stawki.

Tańsza oferta może wymagać znacznie większego zaangażowania własnego HR lub kierowników operacyjnych. Droższa może obejmować elementy, które w innym wariancie przedsiębiorstwo musiałoby zorganizować samodzielnie.

Firma szukająca pracowników z Azji powinna wybierać rozwiązanie, a nie samą agencję

Najważniejsza decyzja nie sprowadza się do wyboru konkretnego kraju ani nawet konkretnej agencji.

Najpierw trzeba odpowiedzieć na pytanie, jakiego rezultatu przedsiębiorstwo potrzebuje.

Jeżeli celem jest znalezienie kilku osób do stałego zespołu, odpowiednia może być rekrutacja bezpośrednia. Jeżeli firma potrzebuje pracowników okresowo, rozwiązaniem może być praca tymczasowa. Przy potrzebie utrzymywania określonej obsady przez dłuższy czas warto przeanalizować wynajem lub leasing pracowników. Jeżeli przedsiębiorstwo chce dodatkowo przekazać zarządzanie zespołem albo częścią operacji, zakres współpracy powinien być jeszcze szerszy.

Dobra agencja pracowników z Azji powinna umieć połączyć rekrutację, właściwy model zatrudnienia i organizację całego projektu z realną potrzebą przedsiębiorstwa.

Właśnie to powinno decydować o wyborze partnera – nie liczba państw wymienionych w ofercie ani sama cena usługi.