Wydatek na ogłoszenie rekrutacyjne jest łatwy do zauważenia. Znacznie trudniej policzyć straty, które powstają, gdy stanowisko przez kilka tygodni pozostaje nieobsadzone, zatrudniona osoba szybko odchodzi albo cały nabór trzeba rozpocząć od nowa.
Koszty błędnej rekrutacji pracowników fizycznych nie obciążają wyłącznie budżetu działu HR. Pojawiają się również w produkcji, logistyce, terminowości zamówień i obciążeniu obecnego zespołu.
Ile kosztuje nieobsadzone stanowisko?
Brak pracownika oznacza wprawdzie brak kosztu jego wynagrodzenia, ale ta pozorna oszczędność może być znacznie niższa niż wartość pracy, której firma nie jest w stanie wykonać. Nieobsadzone stanowisko może prowadzić do ograniczenia produkcji, opóźnienia realizacji zamówień, zwiększenia liczby nadgodzin albo rezygnacji z nowych zleceń. Im większe znaczenie danego stanowiska dla całego procesu, tym szybciej koszt wakatu zaczyna przewyższać wydatki związane z rekrutacją.
Koszt wakatu rośnie z każdym dniem
Jedna brakująca osoba nie zawsze zatrzyma pracę zakładu. Jeżeli jednak jej obowiązki muszą regularnie przejmować pozostali pracownicy, spada wydajność całego zespołu.
Długotrwałe przeciążenie zwiększa ryzyko błędów, absencji i kolejnych odejść, przez co początkowy problem kadrowy może stopniowo obejmować następne stanowiska.
Nadgodziny nie zastępują pełnego zespołu
Nadgodziny mogą zabezpieczyć realizację pilnego zamówienia, ale nie powinny być stałym sposobem uzupełniania braków. Generują dodatkowe koszty, obciążają pracowników i ograniczają możliwość reagowania na kolejne wzrosty zapotrzebowania.
Nietrafione zatrudnienie oznacza podwójny koszt
Presja czasu może skłaniać do zatrudnienia pierwszej dostępnej osoby. Jeżeli jednak kandydat nie odpowiada wymaganiom stanowiska, nie akceptuje rzeczywistych warunków albo rezygnuje po kilku dniach, firma ponosi koszty bez osiągnięcia oczekiwanego rezultatu.
Firma płaci za przygotowanie i wdrożenie
Każde zatrudnienie wymaga przygotowania dokumentacji, badań, szkolenia, odzieży roboczej oraz stanowiska pracy. Czas poświęca również brygadzista, kierownik lub doświadczony pracownik odpowiedzialny za wdrożenie nowej osoby.
Gdy pracownik szybko odchodzi, część tych nakładów przepada. Stanowisko ponownie pozostaje nieobsadzone, a rekrutację trzeba uruchomić jeszcze raz.
Niedopasowanie obciąża innych pracowników
Osoba, która nie została właściwie zweryfikowana, może wymagać większego nadzoru, popełniać błędy albo nie osiągać zakładanej wydajności. Koszt nietrafionego zatrudnienia obejmuje więc także czas osób kontrolujących, poprawiających lub przejmujących jej zadania.
Jak obliczyć rzeczywisty koszt błędnej rekrutacji?
Nie istnieje jedna kwota właściwa dla każdej firmy. Pracodawca może jednak oszacować koszt, analizując pięć podstawowych obszarów:
wartość pracy niewykonanej z powodu wakatu, koszt nadgodzin obecnego zespołu, czas działu HR i kierowników, wydatki na przygotowanie oraz wdrożenie pracownika, a także koszt ponownego rozpoczęcia rekrutacji.
Warto sprawdzić, jak brak jednej osoby wpływa na liczbę wykonanych zleceń, ile dodatkowych godzin przepracowuje zespół oraz ile czasu osoby zarządzające przeznaczają na rozmowy, decyzje i kolejne wdrożenia.
Dopiero takie zestawienie pokazuje, ile naprawdę kosztuje nieobsadzone stanowisko lub nietrafiona decyzja kadrowa. Sama cena ogłoszenia jest zwykle tylko niewielką częścią całego rachunku.
Samodzielna rekrutacja nie zawsze jest najtańszym rozwiązaniem
Porównywanie kosztu zewnętrznej rekrutacji wyłącznie z ceną publikacji oferty prowadzi do błędnych wniosków. Samodzielny nabór angażuje również czas pracowników, kierowników i działu HR, a jego przedłużanie zwiększa koszty operacyjne.
Najtańsza rekrutacja nie jest tą, która wymaga najmniejszego wydatku na początku. Jest nią rekrutacja, która sprawnie prowadzi do zatrudnienia odpowiedniej osoby i nie musi być wielokrotnie powtarzana.
Kiedy zlecenie rekrutacji pracowników fizycznych ogranicza koszty?
Zlecenie rekrutacji zewnętrznemu partnerowi ma uzasadnienie szczególnie wtedy, gdy firma regularnie poszukuje większej liczby osób, musi szybko uzupełnić zespół albo nie ma zasobów do samodzielnego prowadzenia całego naboru.
Partner rekrutacyjny przejmuje dotarcie do kandydatów, ich weryfikację, bieżący kontakt i koordynację kolejnych etapów. Przedsiębiorstwo nadal podejmuje decyzję o zatrudnieniu, ale ogranicza czas oraz koszty działań, które wcześniej nie prowadziły do obsadzenia stanowisk.
Zlecenie rekrutacji pracowników fizycznych warto oceniać nie jako dodatkowy wydatek, lecz jako sposób ograniczenia strat wynikających z wakatów, nietrafionych zatrudnień i ciągłego rozpoczynania poszukiwań od nowa.
Ostatecznie firmę najwięcej kosztuje nie sama rekrutacja, ale sytuacja, w której mimo kolejnych ogłoszeń nadal brakuje osób potrzebnych do realizacji zamówień. Dobrze zorganizowany nabór powinien skracać ten okres i prowadzić do zatrudnienia pracowników rzeczywiście odpowiadających potrzebom przedsiębiorstwa.
