Legalność zatrudnienia cudzoziemca nie zależy wyłącznie od dokumentów dostarczonych przez pracownika. Pracodawca ma własne obowiązki związane z weryfikacją pobytu, prawa do pracy, warunków zatrudnienia i dokumentacji wymaganej przed oraz po rozpoczęciu pracy.
Przy zatrudnianiu cudzoziemca łatwo skupić się na dokumentach, które powinien dostarczyć pracownik. Paszport, wiza, karta pobytu czy dokument dotyczący prawa do pracy są ważne, ale ich przedstawienie nie przenosi odpowiedzialności za prawidłowe zatrudnienie na cudzoziemca.
To podmiot powierzający pracę powinien zweryfikować legalność pobytu, sprawdzić podstawę wykonywania pracy, zadbać o zgodność warunków zatrudnienia z dokumentami i zawrzeć właściwą umowę przed rozpoczęciem
pracy. Legalne zatrudnienie cudzoziemca jest więc procesem weryfikacji, a nie prostym odbiorem kompletu dokumentów.
Co powinien sprawdzić pracodawca przed zatrudnieniem?
W przypadku cudzoziemca z państwa trzeciego jednym z podstawowych obowiązków jest sprawdzenie przed rozpoczęciem pracy dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Pracodawca powinien również przechowywać jego kopię przez okres zatrudnienia.
Trzeba też ustalić, czy tytuł pobytowy pozwala na wykonywanie pracy oraz czy cudzoziemiec ma odpowiednią podstawę dostępu do rynku pracy. W zależności od sytuacji może to być zezwolenie na pracę, oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę albo zwolnienie z obowiązku posiadania odrębnego dokumentu.
Przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca jest więc tylko jednym z elementów procedury.
Dokumenty muszą odpowiadać rzeczywistym warunkom pracy
Jeżeli podstawa legalizacji pracy określa pracodawcę, stanowisko, wynagrodzenie, rodzaj umowy czy wymiar czasu pracy, rzeczywiste warunki muszą być z nią zgodne.
To ważne zwłaszcza wtedy, gdy od rozpoczęcia procesu legalizacji zmieniły się potrzeby firmy. Inne stanowisko, inne wynagrodzenie lub inny model współpracy mogą wymagać ponownej oceny dokumentów.
Komplet dokumentów nie oznacza więc jeszcze, że zatrudnienie zostało prawidłowo przygotowane. Liczy się ich zgodność z tym, jak praca będzie faktycznie wykonywana.
Umowa to obowiązek pracodawcy, nie pracownika
Umowa z cudzoziemcem musi zostać zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie posługuje się językiem polskim, przed podpisaniem trzeba przedstawić mu jej treść w wersji dla niego zrozumiałej.
Przy pracy wykonywanej na podstawie zezwolenia albo oświadczenia dochodzą również obowiązki związane z przekazaniem kopii umowy właściwemu organowi przed powierzeniem pracy, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Niedopełnienie podstawowych obowiązków może prowadzić do nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. Obecnie za takie wykroczenie grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł, przy czym kara wynosi co najmniej 3 000 zł za każdego cudzoziemca, którego dotyczy naruszenie.
Agencja pracy tymczasowej nie oznacza braku obowiązków po stronie firmy
Jeżeli pracownik tymczasowy jest kierowany przez agencję pracy tymczasowej, formalnym pracodawcą pozostaje agencja. Pracodawca użytkownik nadal jednak ma własne obowiązki związane z organizacją pracy.
To on m.in. wyznacza zadania i kontroluje ich wykonanie, przekazuje agencji informacje o warunkach BHP, zapewnia wymagane środki ochrony, przeprowadza szkolenia BHP i ocenia ryzyko zawodowe. Inne obowiązki z zakresu BHP mogą być podzielone między agencję i pracodawcę użytkownika zgodnie z przepisami i pisemnymi ustaleniami.
Dlatego korzystanie z agencji nie powinno oznaczać rezygnacji z własnej procedury weryfikacji obowiązków.
Obowiązki nie kończą się w pierwszym dniu pracy
Po rozpoczęciu zatrudnienia nadal trzeba pilnować obowiązków kadrowych i informacyjnych. Jeżeli dana umowa podlega ubezpieczeniom, pracownika lub zleceniobiorcę należy zgłosić do ZUS w ustawowym terminie. W określonych przypadkach występują także obowiązki informacyjne związane z podjęciem, niepodjęciem lub zakończeniem pracy.
Z punktu widzenia firmy ważne jest więc nie tylko przygotowanie dokumentów na start, ale również kontrolowanie terminów i zmian pojawiających się w trakcie zatrudnienia.
Czy odpowiedzialność można przenieść na agencję albo cudzoziemca?
Wsparcie agencji lub innego podmiotu przy rekrutacji i legalizacji może odciążyć dział HR. Nie zastępuje jednak jasnej procedury po stronie firmy.
Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy powinno być wiadomo:
- na jakiej podstawie legalnie przebywa w Polsce
- na jakiej podstawie może wykonywać pracę
- czy warunki zatrudnienia odpowiadają dokumentom
- czy umowa została prawidłowo zawarta
- jakie obowiązki pozostają po rozpoczęciu pracy
Legalność zatrudnienia trzeba zweryfikować, a nie zakładać
Cudzoziemiec odpowiada za własny status pobytowy, ale pracodawca ma odrębne obowiązki związane z powierzeniem mu pracy. Samo otrzymanie paszportu, wizy lub karty pobytu nie wystarcza.
Najważniejsze jest sprawdzenie, czy pobyt, podstawa wykonywania pracy, umowa i rzeczywiste warunki zatrudnienia tworzą spójną całość.
Dobrze przygotowana procedura pozwala wychwycić niezgodność przed rozpoczęciem pracy, zamiast dopiero podczas kontroli PIP lub Straży Granicznej. Obie instytucje prowadzą kontrole w obszarze legalności pracy cudzoziemców.
